Quante volte vi è capitato di sentirvi dire: “Non ha un appuntamento disponibile prima?”. Sicuramente moltissime. Questa attività probabilmente richiedeva lavoro manuale sia per tenerne traccia che per contattare i pazienti quando si liberava un appuntamento. Con Doctolib tutto questo può essere fatto in automatico tramite la lista d’attesa.
Questa funzionalità permette infatti ai pazienti che hanno programmato un appuntamento di essere avvisati se si liberasse una disponibilità prima della data programmata e scegliere quindi se anticipare o meno l'appuntamento in totale autonomia. Questa funzionalità vi permette di ottimizzare l'efficacia della vostra organizzazione interna e di incrementare la soddisfazione dei pazienti.
Come i pazienti possono mettersi in lista d’attesa
Quando un paziente prenota un appuntamento online può scegliere in autonomia di essere inserito in lista d’attesa e di ricevere una notifica se si dovesse liberare un appuntamento prima della data prevista.
Requisiti:
- l'appuntamento che hanno prenotato è previsto tra più di 5 giorni.
- I primi 5 pazienti nella lista d'attesa ricevono un avviso tramite e-mail/SMS che propone loro la nuova disponibilità.
Come aggiungere un paziente alla lista d’attesa
Potete inserire un paziente in lista d’attesa in modo molto semplice:
- Create o selezionate un appuntamento
- Compilate o verificate i campi nella finestra dell'appuntamento (motivo, giorno e orario, paziente)
- Spuntate verso destra il bottone “lista d’attesa”
- Cliccate su Crea appuntamento
In questo modo il paziente è inserito in lista d’attesa e non appena si libererà un posto, verrà avvisato tramite sms e/o email e potrà scegliere se anticipare l’appuntamento o mantenere quello programmato.
Requisiti:
- il paziente ha un numero di cellulare e/o un indirizzo email associato alla sua scheda paziente.
- l'appuntamento del paziente è previsto dopo almeno 1 giorno.
Come visualizzare la lista d'attesa dei pazienti
Nella sezione Gestione dei pazienti dell'agenda, la sezione Lista d'attesa offre una panoramica completa di tutti i pazienti in attesa. Qui potete visualizzare quanti e chi sono i pazienti in lista d'attesa e filtrarli in base al motivo di visita e all'agenda.
Per ogni paziente è possibile vedere:
- da quanti giorni è in attesa
- qual è la data dell'appuntamento programmato
- il motivo di visita dell'appuntamento
- in quale agenda è in lista d'attesa.
Da questa finestra potete anche Rimuovere un paziente dalla lista d’attesa cliccando su Azioni/dettagli.
Nota:
Quando un paziente viene rimosso dalla lista d'attesa, non verrà più notificato se si liberano nuove disponibilità.
Gestire la Lista d'attesa dei pazienti
Nella sezione Gestione dei pazienti dell'agenda, potete visualizzare e gestire la lista d'attesa dei pazienti.
Infatti, per ogni paziente, è possibile accedere in pochi clic alla finestra dell'appuntamento programmato, alla sua scheda paziente ed eventualmente rimuoverlo dalla lista d'attesa.
- Controlla/modifica un appuntamento programmato: facendo clic sulla data e ora dell'appuntamento in blu potete accedere direttamente all’appuntamento e modificarlo.
- Controlla/modifica i dati di un paziente: facendo clic sul nominativo del paziente in blu potete accedere direttamente alla sua scheda paziente e modificarla.
- Rimuovere il paziente dalla lista d'attesa seguendo i passaggi descritti sopra.
Quali sono i criteri per l'invio di una notifica ai pazienti
Per contattare i pazienti nel modo più mirato possibile, un algoritmo verifica le nuove disponibilità ogni 10 minuti e invia una notifica ai pazienti se vengono rispettati i seguenti criteri:
- i pazienti hanno attivato l'avviso e non l'hanno disattivato
- i pazienti hanno ricevuto meno di 10 proposte per questo appuntamento
- i pazienti hanno aperto l'ultimo avviso che proponeva una nuova disponibilità
- l'intervallo di tempo minimo impostato per il motivo di visita è compatibile per la nuova disponibilità
- se l'intervallo minimo per la prenotazione impostato da voi è di 48 ore, il paziente non riceve un avviso se si libera una nuova disponibilità nelle successive 24 ore.
Nota
- Le notifiche vengono inviate ai pazienti nella fascia oraria 7AM-9PM.
- I pazienti vengono avvisati di nuove disponibilità quando vengono annullati o spostati gli appuntamenti che erano previsti per altri pazienti e non ricevono avvisi se viene creata una nuova apertura.
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