Come far usare ai pazienti un solo canale di comunicazione

[Levina_Manino]

Molto spesso i pazienti sfruttano tutti i canali possibili per comunicare con il proprio medico e questo rende difficile la gestione delle richieste, oltre che non dare la certezza di aver risposto a tutte. L'utilizzo di questi canali misti porta i pazienti a sfruttarli non solo per fare richieste ma anche per assicurarsi che il medico l'abbia ricevuta, moltiplicando la mole di lavoro del medico e dello staff dello studio.

 

Per questo oggi vogliamo darvi qualche suggerimento su come far utilizzare ai pazienti un solo canale di comunicazione:

 

• date visibilità all’interno dello studio a poster e cartelli che invitano i pazienti a prenotare solo tramite Doctolib e aggiornate il vostro profilo Doctolib con tutte le informazioni pratiche come indirizzo, telefono, orari di apertura e link utili. Ridurrete così il numero di chiamate allo studi per richieste di informazioni.

 

• Inviate a tutti i vostri pazienti l'email di benvenuto per informarli che vi possono trovare su Doctolib e che possono prenotare in totale autonomia un appuntamento. Educare il paziente a utilizzare questo nuovo servizio è fondamentale.

 

• Installate WhatsApp for Business per poter impostare risposte automatiche che invitano a prenotare tramite Doctolib o che i tempi di risposta per una richiesta sono di 48 ore. 

 

• Impostate un'email di risposta automatica con tutte le informazioni utili:
• invito a prenotare tramite Doctolib con il link del vostro profilo
• invito a non sollecitare la risposta per le richieste inviate - date delle tempistiche di risposta in modo da tranquillizzare il paziente
• invito a non utilizzare l'email per le richieste urgenti o che necessitano di visita. Per esempio in caso di certificato di malattia.

 

• Aggiungete sempre alla vostra firma dell'email il suggerimento di prenotare la prossima visita tramite Doctolib. Ricordare al paziente che esiste questa possibilità e ne aumenterà l'utilizzo.

 

• Per i Medici di Medicina Generale vi suggeriamo di invitare i vostri pazienti a fare le loro richieste tramite la nuova funzionalità Richieste pazienti: ridurrete così il numero di richieste che vi arrivano tramite gli altri canali e potrete gestirle da un unico punto e in modo ordinato

 

Avete altri suggerimenti? scriveteli sotto il post

 

[MALAGUARNERAMI]

Grazie per gli ottimi spunti Levina,

La comunicazione con i pazienti se non gestita bene, rischia di diventare alcune volte uno dei punti più difficili da gestire nella nostra pratica clinica. Nel corso della mia esperienza mi sono accorto che molto spesso il paziente ha bisogno di parole di conforto, chiede tramite whatsapp informazioni e manda documenti (analisi o materiale fotografico utile alla diagnosi ed al trattamento) ed avvolte poterlo raccogliere diventa difficile. 

Ho sempre sognato una applicazione che potesse gestire la comunicazione (diversa da whatsapp) che colleghi il paziente alla sua cartella clinica in modo da poter avere tutte le informazioni necessarie in un unico posto e non essere costretto a recuperare mail e messaggi da trasferire in cartella...

I miei colleghi cosa ne pensano?

[STAINIERBENOIT]

Grazie Levina,
Ad oggi utilizzo prevalentemente WhatsApp per i contatti con i miei pazienti (messaggistica ed invio documenti, non so quanto securizzati!), in parte anche le mail.
Mi sembra che Doctolib non rappresenti oggi un’alternativa sufficientemente competitiva per l’invio di documenti, tranne per quanto riguarda la garanzia della sicurezza. Occorrerebbe la possibilità di fare foto ad eventuali documenti in istantanea ed eventualmente ritagliarli, prima di inviarli. Soprattutto occorrerebbe poter ricevere ed inviare messaggi in modo fluido come è possibile con WhatsApp. Ad oggi Doctolib non ha nessuna funzionalità per la messaggistica.
Auspicherei la possibilità di poter integrare via Doctolib quest’ultima funzionalità. Mi sembra che per questo occorrerebbe far sì che l’applicazione Doctolib abbia le funzionalità di un WhatsApp, in cui potremmo far confluire tutti i telefoni dei nostri pazienti e lasciare sul WhatsApp tradizionale tutti gli altri contatti.
L’opzione di installare WhatsApp for Business sul mio telefono non mi sembra una valida opzione, considerate le recensioni che riportano parecchie difficoltà. Mi piacerebbe tuttavia poter impostare risposte automatiche che invitano a prenotare tramite Doctolib o che i tempi di risposta per una richiesta sono di 48 ore.